Ya sea que dirija una empresa farmacéutica, de Trade Marketing, logística, seguridad, servicios u otra, el uso de software y tecnología hoy en día ya no es una opción, de hecho, puede convertirse en el factor que defina quiénes serán los líderes del mercado o quienes cierren sus puertas en los próximos años.
El solo hecho de decidir implementar tecnología puede ser difícil y atemorizante, además, si la decisión tomada no es la correcta, el proceso puede resultar en una costosa, larga y traumática experiencia.
Ya sea que busque software para controlar a sus visitadores médicos, gestionar sus ventas, mejorar la comunicación en la empresa o realizar censos y coberturas de sus productos en mercado, la elección de alternativas debe ser tomada con mucho cuidado y de preferencia con asesoría de expertos.
A continuación, compartimos algunos consejos sobre cómo tomar una decisión correcta e implementar tecnología con éxito.
1. Defina en qué área de su empresa necesita tecnología.
Generalmente entre las primeras implementaciones tecnológicas que realizan las empresas, y con razón, están las relacionadas con áreas financieras y de facturación. (El propósito de este artículo no es tocar dichas áreas ya que existen muchas y muy buenas opciones dependiendo el rubro y el país).
Lo peligroso de estas primeras implementaciones está en que la administración suele pensar que el hecho de tener un sistema contable «barato», funcional y relativamente estable, es la única tecnología que necesitan.
Pero, ¿Qué sucede con las otras áreas de la empresa donde están involucrados recursos, activos, personal e inclusive la actividad principal de la compañía? Áreas cómo el control de ventas y clientes, logística de visitas y entregas, rutas, gestión de personal en campo, procesamiento de información, trade marketing e incluso seguridad ocupacional, son frecuentemente dejadas de lado; y lo común es abandonar estos procesos por no saber cómo afrontarlos de manera óptima.
Entonces, una de las primeras y principales tareas es identificar y conocer muy bien las diferentes áreas con las que cuenta su empresa. Si en alguna de ellas existen más de 3 personas (empleados o clientes) involucradas en el proceso, o la tarea toma más de 3 horas en ejecutarse, entonces existe oportunidad de implementar tecnología para hacerlo eficiente.
2. Contrate software como servicio (SaaS) en lugar de desarrollar la tecnología interna o externamente.
A menos que desee ser como la empresa Peugeot que a lo largo de su historia fabricó desde saleros, municiones y hoy en día carros. Lo mejor es que enfoque sus esfuerzos, recursos, tiempo y dinero en la actividad principal de su empresa, que seguramente no es el desarrollo de software.
Uno de los errores más costosos que vemos en algunas empresas, sobre todo las más grandes, es subestimar el desarrollo tecnológico y pensar que un equipo interno de ingenieros puede crear la herramienta con éxito. Aunque esto no es regla y seguramente hay empresas que lo hacen muy bien, nuestra recomendación es que dejen el desarrollo tecnológico en manos de expertos.
Algunos factores que hacen que el desarrollo de software interno no sea una buena idea:
- Los equipos de desarrollo internos sean grandes o pequeños, tienen mucha carga de requerimientos de distintas áreas. Es muy difícil que desarrollen un sistema con el foco y profundidad suficiente para abarcar todos los casos de uso.
- Ya que el equipo debe entender los requerimientos, aprender los procesos, diseñar la estructura y desarrollar el sistema; el tiempo de iteraciones para llegar a una versión final puede ser demasiado largo, lo que a la larga es más costoso para la empresa. Un desarrollo interno puede llevar hasta 2 años y costar cientos de miles de dólares.
- El desarrollo de un buen sistema involucra mucha investigación y comunicación constante con el usuario final, dentro de una empresa esto puede significar la necesidad de entrevistar desde el personal en calles hasta los directores generales. Generalmente dichas personas están enfocadas en su trabajo y es muy difícil que destinen tiempo para reunirse con el equipo de tecnología.
¿Entonces, la mejor alternativa es subcontratar una empresa para el desarrollo del sistema? una software factory?
Nuestra respuesta es NO. Una empresa de outsourcing tecnológico o software factory solamente debería ser contratada en situaciones donde no existen soluciones en el mercado y cuando el requerimiento es demasiado específico.
No olvidemos que al igual que un equipo interno de desarrollo, un software factory tiene varios equipos de ingenieros trabajando para distintos clientes. Estos, como se mencionó arriba, deben aprender, estudiar los procesos, diseñar el sistema y desarrollarlo para su entrega. Un desarrollo externo, al igual que uno interno, puede tomar muchísimos meses y costar miles y miles de dólares.
Algunas razones por las que contratar una empresa de desarrollo externo no es recomendable:
- El costo es demasiado elevado y la empresa necesita un gran flujo de dinero para poder costearlo.
- El tiempo de desarrollo puede tomar entre 6 meses hasta 2 años. Al cabo de dicho periodo puede ser que el sistema entregado ya esté obsoleto debido al dinamismo del mercado y las necesidades de la empresa.
- El costo de oportunidad en los que incurre la empresa durante los tiempos de desarrollo son significativos. Es mejor contratar un servicio por $us 1000 mensuales que perder $us 2000 al mes por ineficiencia en los procesos y el personal.
- Los costos de soporte y nuevos requerimientos son muy elevados y toman demasiado tiempo en ejecutarse.
- Generalmente los ingenieros externos son buenos en desarrollo tecnológico, pero no son expertos en su industria o rubro. Lograr transmitir con éxito las necesidades de su empresa y mercado es una tarea muy complicada y a veces toma años.
¿Entonces cuál es la alternativa?
Contrate Tecnología como Servicio o Software as a Service (SaaS)
Como su nombre lo indica, el Software como Servicio (SaaS en sus siglas en inglés) permite a su empresa contratar tecnología como se si tratara de servicios básicos de luz, agua o internet; donde usted paga en base a lo que consume y donde maximiza su uso y valor en función a sus necesidades.
Lo potente del SaaS es que existen compañías que se especializan en casi todas las áreas donde su empresa necesita ser más eficiente, como por ejemplo CityTroops para la gestión y control de su personal en calles, Hubspot para la gestión de sus clientes y marketing, o Trello para la gestión de proyectos (vea al final del artículo nuestra lista de software SaaS recomendado).
Las empresas que ofrecen sus servicios con el modelo SaaS generalmente cobran licencias mensuales en base al número de usuarios contratados, la cantidad de funcionalidades deseada o la cantidad de recursos tecnológicos utilizados (ej. servicios de hosting como Amazon web services).
Algunas razones por la que contratar SaaS es la mejor alternativa:
- Las compañías se especializan en diferentes áreas donde su empresa puede tener necesidades. Se convierten expertos en dar soluciones rápidas y profundas.
- El costo de adquirir servicios con el modelo SaaS es significativamente más bajo que desarrollar un software con equipos internos o externos. Usted solo paga lo que utiliza.
- La posibilidad de pilotos o free trials permite probar la solución a una fracción del precio normal o muchas veces de forma gratuita.
- Si bien aún no existe una solución global que cubra todas las necesidades de la empresa, las compañías ofrecen integraciones con otros sistemas terceros o incluso con desarrollos propios (a través de APIs).
- La solución está lista y generalmente puede utilizarse de inmediato, lo que minimiza el costo de oportunidad a casi 0.
- Las compañías generalmente incluyen un muy buen soporte como parte del servicio.
3. Haga un presupuesto de tecnología y priorice sus contrataciones.
Uno de los objetivos de cualquier empresa es ahorrar en todo lo posible, pero muchas veces es necesario invertir para minimizar los costos por ineficiencias, ver resultados reales y entender el verdadero valor de una tecnología.
Defina un presupuesto por lo menos para 6 meses y comience con un número de usuarios que le permita obtener y ver resultados claros. Generalmente contratar un servicio por 1 o 2 usuarios es una pérdida de dinero y nunca podrá tener certeza si el problema está en la tecnología o en su proceso.
4. Defina si necesita tecnología para dentro o fuera de la oficina.
Si el núcleo de su empresa está en compuesto por vendedores, visitadores médicos, servicio técnico, inspectores u otro personal de campo, quizás quiera comenzar con la contratación un sistema de gestión de personal en campo y/o un CRM.
Por otro lado, si su empresa tiene en su mayoría personal de oficina y lo que necesita es una mayor comunicación o atracción de potenciales clientes (leads), quizás le convenga contratar una herramienta de comunicación interna o de marketing.
Piense que quizás el personal de oficina puede ser eficiente con planillas de excel, pero un vendedor en campo puede perder cientos de horas al mes al utilizar lápiz y papel y luego transcribirlas a excel.
5. Decida entre herramientas gratuitas Vs. herramientas pagadas.
Dependiendo de su presupuesto debe elegir si comenzar con herramientas gratuitas o si arranca desde un inicio con herramientas pagadas.
Nuevamente, si la tecnología a contratar tiene directa relación con actividades núcleo o core de su empresa, la recomendación es que destine presupuesto y comience con planes pagos, pero graduales. Ej. Comience con 10 usuarios y escale mensualmente hasta cubrir su equipo completo.
En muy pocos casos las herramientas son totalmente gratuitas a no ser que se trate de sistemas open source. Antes de realizar una contratación analice si la versión gratuita de un software le será útil por un tiempo adecuado, y si más adelante, al necesitar mayores prestaciones, el precio a pagar estará a su alcance.
Existen muchos sistemas gratuitos excelentes que permiten su uso por tiempo ilimitado y que, además, para muchas empresas, sus funcionalidades son suficientes.
6. Los más grandes no siempre son los mejores, busque startups o nuevos jugadores en el mercado.
¿En qué son mejores las empresas más grandes vs. algunos nuevos jugadores del mercado o Startups? generalmente en su Marketing.
No cometa el error de pensar que porque una empresa es gigante y la ve en más publicidades es mejor que algunos jugadores nuevos del mercado. Eso se llama Brand Awareness y están jugando con su cabeza. El problema es que ese marketing agresivo lo paga usted.
En la mayoría de los casos las empresas muy grandes tienen los siguientes elementos:
- Precios muy elevados.
- Tecnología poco flexible y hasta obsoleta.
- Poco o ningún soporte.
- No les importan los clientes pequeños o medianos.
A diferencia de los startups que tienen:
- Precios buenos y accesibles (por lo menos por un tiempo).
- Alta innovación y dinamismo.
- Capacidad de personalización.
- Excelente servicio y soporte.
- Una visión y filosofía más auténtica.
7. Busque personalización, facilidad y servicio (experiencia).
Tome la siguiente frase como una regla: El sistema debe adaptarse a sus procesos y no sus procesos al sistema.
Hoy en día la personalización es vital, pero a su vez es cara, requiere de personas que escuchen y entiendan sus necesidades, que sean capaces de interpretar sus requerimientos, y ejecutar técnica y eficientemente toda esa abstracción. Combinar todo eso muy costoso.
Muchas veces las empresas ofrecen a los clientes una especie de self service o hágalo usted mismo, pero siendo realistas, ¿quién tiene tiempo para explorar una nueva plataforma y aprender a personalizarla? Eso es trabajo del proveedor.
Sea exigente y busque el servicio completo, llave en mano. Si bien no es fácil ni barato encontrar empresas o servicios SaaS que ofrezcan un alto nivel de personalización, vale la pena la búsqueda y por su puesto la inversión.
Asegúrese que la empresa le ofrezca los siguientes elementos como parte del servicio:
- Elevado o total grado de personalización.
- Facilidad de uso del producto tanto a nivel de administración como a nivel de usuario final.
- Comunicación rápida y ejecución veloz de nuevos requerimientos.
- Costos de personalización claros o incluidos en el servicio.
- Personas (no robots) con quienes pueda conversar en caso de tener algún problema, duda o nuevo requerimiento.
Recuerde que la combinación de un buen producto y servicio hacen de la experiencia algo excelente.